Wer kennt dies nicht: Man möchte eben schnell ein Haus kaufen, eine Steuererklärung fertigstellen, ein Arbeitszeugnis versenden oder seine Nebenkostenabrechnung kontrollieren – doch alle diese Dokumente liegen unsortiert herum oder sind zuhause in Ordnern abgeheftet. Also ab nach Hause & alles durchsuchen, bis wir das passende Dokument finden.
Dies kommt dir bekannt vor? Wunderbar!
Hier kommt – sehr kurze – Anleitung, wie ich für mich das digitale Büro & damit die Datenablage manage – & es ist alles andere als kompliziert! Wir benötigen hierfür nur ein iPhone.
Schritt 1: Scannen
Wir benötigen ein Dokument. Dieses legen wir glatt auf einen gut beleuchteten Tisch & öffnen die „Dateien“-App auf unserem iPhone. Navigiert zu dem Ordner, in welchem Ihr eure Dokumente verwalten möchtet & klickt auf die drei Punkte oben links, anschliessend „Dokumente scannen“:
Es öffnet sich ein neues Fenster ähnlich der Kamera. Sollte die Auswahl oben rechts auf „Automatisch“ stehen, müsst ihr nur das iPhone über das Dokument halten & warten. Es wird automatisch digitalisiert. Nun können wir weitere Seiten des Dokumentes scannen, indem wir einfach das nächste Blatt nehmen & das iPhone darüber halten. Eine Animation macht uns sichtbar, dass diese Seite gescannt wurde. Alle gescannten Seiten sind unten rechts sichtbar, hier können wir verwaschene Scans löschen & es erneut probieren.
Sobald wir auf „Sichern“ klicken (unten rechts im Bild, sobald ein Scan vorliegt) werden alle Aufnahmen in einem Dokument zusammengefasst & wir werden direkt in den „Umbenennen“-Dialog geleitet. Hier können wir dem Dokument einen individuellen Namen geben um es später einfacher wiederzufinden sowie es leicht zu identifizieren.
An dieser Stelle ein Tipp zur Benennung einzelner Dateien: Falls mehrere Dateien sich im Laufe der Zeit ansammeln in, sagen wir, einem Rechnungen-Ordner, nutze ich folgende Syntax um diese Dateien zu benennen:
YYYY-MM-DD_Art-der-Datei_Ersteller-des-Dokuments_Thema
2025-03-26_Rechnung_Mediamarkt_RechnungMacBookAir ist ein Beispiel für diese Syntax.
Das vorangestellte Datum ermöglicht eine chronologische Sortierung OHNE vorherige Filterung, durch einen Blick auf den Namen können wir das Dokument nahezu einwandfrei zuordnen & eine Suche per Finder ist sehr zielführend, da man die Stichworte meistens vorher kennt. Durch die Trennung der Stichworte mit Unterstrichen haben wir ebenfalls eine klare Lesbarkeit & technische Abwärtskompabilität.
Unabhängig von der Sortierung der analogen Dokumente bauen wir uns so ein digitales Archiv auf, auf welches wir direkten Zugriff von überall aus der Welt haben – Beim Finanzberater, beim Steuerberater, beim Mieterverein etc. p.p.
Falls ihr euch fragt, wie ihr dieses Archiv sichern könnt, schaut doch gerne hier rein (Kapitel 2) – dieses Thema habe ich bereits behandelt.
Mit diesem Hintergrund gibt es keine Ausrede mehr seine Dokumente unsortiert und/oder unzugänglich aufzubewahren – Ihr habt ab sofort alles dabei!
Mit bestem Gruß, Sven
SvMedv.org 